Voor Partners & OTA's

Een Gebruikersgroep is de kern-organisatorische eenheid in OpenGDS, welke beheerd kan worden via Gebruikersbeheer > Gebruikersgroepen in je dashboard. Het fungeert als een veilige container die Locaties, API-gegevens, Tariefthema's, Supplementen, Annuleringsvoorwaarden, Promocodes en andere gerelateerde instellingen aan elkaar koppelt.

Veelvoorkomende use cases:

• Omgevingen: Scheid je setup in Development (TEST) en Production (LIVE) groepen om veilig je API integratie te ontwikkelen.
• Multi-Brand / Multi-Regio: Creëer aparte groepen om locaties en commerciële regels te isoleren voor verschillende websites, labels, geografische markten, of interne afdelingen (zoals regionale Sales of Support teams).

Binnen een groep kunnen specifieke rechten worden toegewezen aan je teamleden. Hoewel we handige presets bieden zoals Admin, Editor, of Viewer om je snel op weg te helpen, heb je volledige, fijnmazige controle om exact te bepalen tot welke modules en acties elke gebruiker toegang heeft.

Wanneer je account voor het eerst wordt aangemaakt, richt ons team je initiële gebruikersgroepen in. Om je te helpen direct van start te gaan, koppelen we automatisch een set testlocaties en configureren we je eerste thema.

Je eerste stappen om te beginnen met ontwikkelen:

1. Creëer Tarieven: Navigeer naar Tarieven in je dashboard om je initiële tarieven aan te maken voor de verstrekte testlocaties onder je thema.
2. Configureer API Gegevens: Ga naar Extra > API's om je inloggegevens te genereren. Je hebt een Core API key nodig (voor algemene verzoeken) en een Core API private key (strikt voor beveiligde server-side verzoeken). Om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, moet je de IP-adressen van je server whitelisten voor de private key.
3. Activeer Push API (Optioneel): Als je platform afhankelijk is van een lokale database, schakel dan de Push API in om alle real-time ARI data (Beschikbaarheid, Prijzen, en Restricties) direct op je webhook te ontvangen. Dit stelt je in staat om lokaal beschikbaarheid te controleren, prijzen te berekenen en restricties te beheren, terwijl je data perfect synchroon blijft met de kernconfiguraties die beheerd worden in het OpenGDS dashboard.

Zodra dit geconfigureerd is, kan je engineering team direct beginnen met de integratie. Voor volledige technische documentatie, endpoints en integratie flows, bezoek je docs.opengds.com.

Accommodaties vertegenwoordigen de fysieke kamertypes, suites, appartementen of huisjes die beschikbaar zijn op een locatie, welke beheerd kunnen worden via Accommodaties in je dashboard. Hoewel locaties doorgaans hun eigen kamertypes aanmaken en beheren, heb jij de volledige mogelijkheid om deze namens hen te configureren. Dit stelt je in staat om een full-service onboarding ervaring te bieden, wat de werklast bij de locatie wegneemt en hun time-to-market aanzienlijk versnelt.

Configuratie opties omvatten:

• Bezettingsregels: Definieer de basiscapaciteit, het minimum aantal vereiste gasten, en maximale extra bedden (inclusief restricties voor alleen kinderen).
• Beeldmateriaal: Koppel hoge kwaliteit afbeeldingen om te zorgen dat de accommodaties perfect gepresenteerd worden in de boekingsflow om conversie te maximaliseren.
• Systeem Mapping: Wijs custom Interface ID's  toe om deze accommodaties naadloos te koppelen aan de interne ID's van je eigen systeem.
• Volgorde: Bepaal de exacte weergavevolgorde van de accommodaties zoals ze via de API worden geretourneerd.

In OpenGDS worden je tarieven gegroepeerd onder Thema's, welke beheerd kunnen worden door te navigeren naar Thema's in je dashboard. De meeste partners gebruiken simpelweg één primair thema (bijv. vernoemd naar hun OTA) om al hun standaard tarieven in op te slaan. Je kunt echter extra thema's aanmaken om specifieke seizoenscampagnes, exclusieve promoties of speciale landingspagina's te organiseren.

Controles op thema-niveau:

• API & Marketing: Haal tarieven voor een specifiek thema direct op via de Core API, of koppel een batch promocodes exclusief aan één thema.
• Contractbescherming: Handhaaf strikte regels door te blokkeren dat de Channel Manager van een locatie jouw gecontracteerde prijzen, MLOS, of restricties overschrijft voor alle tarieven binnen het thema.
• Zichtbaarheid: Markeer een thema als Verborgen  (alleen toegankelijk via directe link of API) of Alleen Promocode  voor gesloten gebruikersgroep deals.

Je kunt complexe tarieven creëren en testen door te navigeren naar Tarieven in je dashboard en gebruik te maken van je testlocaties. Zodra je API de logica accuraat verwerkt, kun je deze setups moeiteloos dupliceren voor je live locaties.

Het vinden en verbinden met nieuwe locaties is volledig geïntegreerd in het platform.

Verbinden via het Partner Netwerk:
Locaties die zich registreren via onze portal en kiezen voor deelname aan het Partner Netwerk zijn actief op zoek naar nieuwe samenwerkingen. Door te navigeren naar Partnernetwerk > Leads, kun je deze locaties ontdekken en hun sales contactgegevens bekijken om een commerciële overeenkomst uit te onderhandelen. Zodra dit is afgerond, klik je simpelweg op 'Samenwerking starten'. De locatie ontvangt een bevestigingsmail. Na hun goedkeuring worden ze automatisch toegevoegd aan jouw gebruikersgroep. Je kunt vervolgens verder gaan met het aanmaken van je eigen specifieke tarieven voor de locatie, of hun gedeelde tarieven (OpenBeds) gebruiken om de distributie te starten.

Locaties buiten het Netwerk:
Als een locatie waarmee je wilt koppelen nog niet vermeld staat in het Partner Netwerk, neem dan contact op via onze support portal, en ons team zal helpen om hen aan je account toe te voegen.

Supplementen zijn boekbare extra's (zoals ontbijt, parkeren, wellness arrangementen of fietsverhuur) en worden per locatie beheerd, aangezien prijzen en toepasselijke accommodatie types variëren. Je kunt deze beheren door te navigeren naar Supplementen in je dashboard, gebruikmakend van een combinatie van twee benaderingen:

• Locatie-beheerd: De locatie creëert haar eigen supplementen, en jij koppelt deze simpelweg aan je tarieven.
• Partner-beheerd (Privé): Je kunt je eigen supplementen aanmaken voor een aangesloten locatie. Deze zijn privé en onzichtbaar voor andere OTA's, wat ideaal is voor het configureren van custom uitonderhandelde prijzen voor add-ons.

Supplementen zijn in hoge mate configureerbaar, en ondersteunen prijsregels zoals Per stuk of Per persoon, specifieke geldigheidsdata, kinderprijzen en strikte Minimum/Maximum Verblijfsduur (MLOS) restricties.

Draai gerichte marketingcampagnes, distribueer cadeaubonnen en vouchers, of verleen toegang tot exclusieve deals met behulp van promocodes, welke beheerd kunnen worden door te navigeren naar Promocodes in je dashboard. Je kunt promocodes direct koppelen aan een specifiek thema, individuele tarieven, of een toegewezen groep van tarieven.

• Kortingscodes: Bied vaste kortingen of percentages aan die flexibel worden toegepast (bijv. per reservering, per nacht, per persoon, of per accommodatie type).
• Toegangscodes: Verleen toegang tot beperkte tarieven (geconfigureerd als Alleen Promocode  en/of Verborgen) zonder noodzakelijkerwijs een korting toe te passen.
• Externe Vouchers (Promocode API): Als je platform afhankelijk is van een externe voucher database, integreer dan naadloos onze Promocode API om je eigen codes automatisch in real-time te valideren en te verzilveren tijdens de boekingsflow.

Codes worden beheerd in Bundels. Je kunt batches automatisch genereren (bijv. 2.500 unieke alfanumerieke codes tegelijk), ze handmatig invoeren, of ze in bulk uploaden. Bundels ondersteunen geavanceerde regels, zoals restricties voor eenmalig gebruik, het afdwingen van strikte verblijfsduurvereisten, of het uitsluiten van specifieke aankomstdata.

Om nieuwe locaties aan te trekken, kun je een Showcase Profiel opzetten door te navigeren naar Partnernetwerk > Showcases in je dashboard. Dit fungeert als je digitale B2B etalage waarmee je actief je platform kunt pitchen aan hoteliers.

Belangrijke profielelementen zijn onder andere:

• De Pitch & Doelgroep: Benadruk je unique selling points en definieer je kern Doelgroepen (types reizigers) en geografische Focusmarkten om de juiste locaties aan te trekken.
• Commerciële Voorwaarden: Toon op transparante wijze je Commissie structuur (percentage of vaste vergoedingen) om duidelijke verwachtingen te scheppen en leads vooraf te kwalificeren.
• Lead Generatie: Configureer toegewezen e-mailadressen zodat je sales team direct een melding krijgt wanneer een locatie een proactief connectieverzoek stuurt om hun aanbod op jouw kanaal te distribueren.

Naadloze connectiviteit is cruciaal. Het exacte proces varieert afhankelijk van de specifieke Channel Manager of PMS van de locatie, maar bestaat over het algemeen uit het tot stand brengen van de verbinding en het mappen van het aanbod.

1. De Verbinding Tot Stand Brengen:

• Geïnitieerd door Locatie: De locatie koppelt hun systeem direct met behulp van hun unieke OpenGDS Property ID en, afhankelijk van de provider, aanvullende veilige gegevens zoals een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Geïnitieerd door Provider: De setup van de verbinding wordt handmatig afgehandeld door het support team van de provider. Dit activeringsverzoek kan worden geïnitieerd door de locatie zelf of door ons OpenGDS support team, die vervolgens direct zal coördineren met de provider om de benodigde gegevens en mapping data aan te leveren.

2. Mapping & Synchronisatie:

• Externe Mapping: De locatie haalt de OpenGDS kamertypes en tarieven op om ze direct binnen hun eigen Channel Manager interface te mappen voordat ze de synchronisatie starten.
• OpenGDS Mapping: Voor bepaalde systemen wordt de mapping van kamertypes en tarieven direct binnen het OpenGDS dashboard voltooid.

Reeds Gekoppelde Locaties:
Als een locatie al met OpenGDS is verbonden via hun Channel Manager of PMS, wordt de initiële koppelingsstap overgeslagen. Wanneer je nieuwe tarieven voor hen aanmaakt, hoeven ze simpelweg deze nieuwe tarieven te mappen en te synchroniseren.

Terwijl locaties en providers deze setups afhandelen, behoud jij de volledige zichtbaarheid over de actieve configuraties door te navigeren naar Extra > Channel Manager in je dashboard. Dit stelt je in staat om mapping ID's te verifiëren en synchronisatielogs te bekijken, om er zeker van te zijn dat reserveringen succesvol worden afgeleverd en dat ARI updates naadloos je platform binnenstromen.

De Status module biedt een real-time, visueel grid van de Beschikbaarheid, Prijzen en Restricties (ARI) van een locatie, samen met dagelijkse restricties. Hoewel locaties deze data synchroon houden via hun Channel Manager of PMS, of door het handmatig te beheren direct binnen OpenGDS, stelt dit dashboard je team in staat om specifieke data te inspecteren, gedetailleerde logs van alle data wijzigingen te bekijken, en bulk aanpassingen uit te voeren via de Batch bewerking tool. Bovendien kun je de Beschikbaarheids Audit gebruiken om snel te identificeren welke gekoppelde locaties achterlopen met hun synchronisatie.

Contractbescherming & Handmatige Overrides:
Als je vaste allotments of gegarandeerde prijzen hebt uitonderhandeld met een locatie, kun je het onderliggende tarief configureren (welke de defaults overerft van de thema-instellingen) om deze waarden te vergrendelen en externe updates expliciet te negeren. Dit zorgt ervoor dat je overeengekomen beschikbaarheid, prijzen en Verblijfsduur (LOS) restricties niet overschreven kunnen worden door de Channel Manager of PMS van de locatie, noch via hun handmatige dashboard updates. Hierdoor kan jouw team deze waarden veilig en exclusief controleren en beheren vanuit je Status grid.

Standaardiseer je gastcommunicatie door de Templates module te gebruiken, welke beheerd kan worden door te navigeren naar Extra > Templates in je dashboard. Templates stellen je in staat om de visuele branding en afzenderinstellingen te configureren voor alle geautomatiseerde bevestigingsmails die naar de gast worden gestuurd (inclusief wijzigingen, annuleringen en betalingsupdates).

Customisatie opties omvatten:

• Visuele Branding: Upload je eigen logo, configureer de hoofdtekstkleuren en header-achtergronden van je platform, en stel de bestemmings-URL in waarnaar je logo verwijst. Omdat je meerdere templates kunt beheren, kun je eenvoudig unieke stijlen ontwerpen voor specifieke campagnes of feestdagen (bijv. een "Kerst Sale" thema) en deze dynamisch triggeren.
• Afzendergegevens: Stel een aangepaste "Van" naam, "Antwoord-naar" e-mailadres en een specifiek e-mail onderwerp in.
• API Integratie: Geef simpelweg het gewenste Template ID door via de template_id parameter tijdens je Core API reserveringsverzoek. Dit zorgt ervoor dat elke boeking die via jouw platform wordt verwerkt, automatisch de juiste, volledig gebrande bevestigingsmail naar de gast triggert.

De Reserveringen module stelt je in staat om alle inkomende boekingen over al je aangesloten locaties in real-time te beheren. Je kunt eenvoudig bevestigings- en betaalstatussen monitoren, uitgebreide filters toepassen om snel specifieke boekingen te vinden, en de data exporteren voor je financiële administratie of custom rapportages. Bij het bekijken van een specifieke reservering heb je de flexibiliteit om het e-mailadres van de gast aan te passen. Dit is vooral handig voor je support team in veelvoorkomende scenario's waarbij de inbox van een gast vol was, of wanneer ze verzoeken om een alternatief adres te gebruiken. Na de update kun je eenvoudig een 'Herstuur bevestiging gast' of 'Herstuur bevestiging locatie' triggeren om er zeker van te zijn dat iedereen de juiste informatie heeft. Verder kun je de exacte afleverstatus en communicatielogs traceren voor elke reservering tussen OpenGDS en de gekoppelde Channel Manager of PMS. Mocht het externe systeem te maken krijgen met tijdelijke downtime, dan zorgt onze intelligente retry logica ervoor dat er geen boekingsdata verloren gaat en wordt de aflevering automatisch opnieuw geprobeerd.

Omdat het platform zeer gevoelige gastgegevens en creditcardinformatie verwerkt, opereert OpenGDS binnen een strikt geauditeerde PCI DSS omgeving. Hoewel Twee-Factor Authenticatie (2FA) optioneel is voor algemene systeemtoegang, is het strikt verplicht bij het benaderen van cruciale functies zoals data exports en het bekijken van creditcardinformatie. Bovendien kun je robuuste toegangscontroles voor je team afdwingen via fijnmazige gebruikersrechten. Hiermee bepaal je exact wie data mag bekijken, bewerken of exporteren over verschillende modules, en wie toegang heeft tot zeer gevoelige informatie. Als extra beveiligingslaag kun je ook specifieke apparaatverificatie vereisen en systeemtoegang uitsluitend beperken tot gewhiteliste bedrijfs IP-adressen.